Hội chợ là một hoạt động xúc tiến thương mai rất quan trọng để giao dịch tiêu thụ sản phẩm, tư vấn chuyển giao kỹ thuật nhằm thúc đẩy phát triển kinh tế. Bên cạnh đó tại Hội chợ sẽ diễn ra nhiều các hoạt động khác rất quan trọng nhằm thu hút khách hàng như ký kết hợp tác, họp đồng kinh tế, tham quan, giới thiệu sản phẩm. Hội chợ cũng là nơi có rất nhiều thành phần, đối tác, các tầng lớp xã hội tham gia vì vậy để tổ chức tốt một Hội chợ cần làm tốt công tác chuẩn bị và đòi hỏi có thời gian để từng bước thực hiện các công đoạn trong quá trình tổ chức Hội chợ.

 Sở Nông nghiệp và PTNT Hà Nội lần đầu tổ chức Hội chợ “chăn nuôi, thú y,  thủy sản” năm 2013 từ ngày 25 đến ngày 28/10/2013 tại Trung tâm Xúc tiến thương mại – Bộ Nông nghiệp và PTNT (số 489 Hoàng Quốc Việt –Cầu Giấy – Hà Nội) đã thành công tốt đẹp với 142 gian hàng/85 đơn vị tham gia. Số sản phẩm có mặt tại Hội chợ lên tới 1.333 sản phẩm được trưng bày giới thiệu. Tại hội chợ đã có 06 Hội nghị, Hội thảo và chương trình nhịp cầu nhà nông với gần 2 000 người tham gia. Với chương trình phong phú, nhiều hoạt động thiết thực nên trong 04 ngày diễn ra Hội chợ đã có gần một vạn người tham dự, tham quan, giao dịch và mua bán tại Hội chợ. Trong những ngày diễn ra Hội chợ, mặc dù có tới 17 gian trưng bày động vật sống song đã đảm bảo an toàn tuyệt đối không để xảy ra sự cố (cháy nổ, mất cắp, mất trộm, điện, nước …) được người dân ghi nhận, đánh giá cao về thành công của Hội chợ. 

          Để đạt được kết quá trên, Ban tổ chức Hội chợ đã rút ra một số bài học kinh nghiệm sâu sắc trong tổ chức triển khai:

          Thứ nhất: Chọn cử “đầu mối” giao nhiệm vu trực tiếp (là cơ quan thương trực) để đảm bảo chịu trách nhiệm và gắn trách nhiệm tập trung triển khai các hoạt động của Hội chợ theo kế hoạch đã được phê duyệt.

          Cơ quan thường trực cũng chịu trách nhiệm về tham mưu các loại văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc nhắc nhở các thành viên BCT cũng như các tiểu ban, các cá nhân thực hiện nhiệm vụ được phân công. Là đầu mối để liên hệ với các cơ quan liên quan như Sở Công thương, Sở Văn hóa thể thao và du lịch (trong việc cấp giấy phép trong trao bangron, pano ..), các cơ quan truyền thông ở Trung ương và Hà Nội (để làm công tác tuyên truyền trước trong và sau Hội chợ …). Trực tiếp làm việc với các đối tác trong việc thuê địa điểm, an ninh, bảo vệ trang trí, in ấn makets, tờ rơi và các hoạt động liên quan khác.

          Khi được giao và gắn trách nhiệm, cơ quan thường trực sẽ chủ động sử dụng lực lượng của đơn vị để triển nhiệm vụ được giao, đảm bảo tính chủ động, hiệu quả công việc sẽ cao hơn.

Thứ hai: Công tác tuyên truyền phải làm thường xuyên, ngay từ đầu bằng nhiều hình thức như cung cấp thông tin cho các tổ chức cá nhân tham gia hội chợ thông qua bản đăng ký. Một số nội dung cần cung cấp như về thời gian, quy mô, các yêu cầu cần thiết, chương trình, nội dung Hội chợ.

          Sớm có các bài viết giới thiệu về Hội chợ đăng tải trên các báo, đài phát thanh, truyền hình, webshai để cung cấp thông tin cần thiết về Hội chợ đến người dân cũng như các các đơn vị tham gia Hội chợ. Phản ánh hoạt động về các tổ chức cá nhân chuẩn bị hội chợ cũng như phản ảnh nhữn thuận lợi, khó khăn trong quá trình vhuaanr bị Hội chợ. Thông tin cần thiết đến người dân cũng sẽ giúp người dân đến với Hội chợ với số lượng lớn trong những ngày diễn ra Hội chợ. Thông qua hệ thông băngron, pano trên trục đường chính đẻ tạo thuận lợi cho người dân qua đường biết thông tin.

          Trong những ngày diễn ra Hội chợ có hệ thống truyền thanh để điều hành trực tiếp về hoạt động tại hội chợ. Điều nay rất quan trọng để giúp các đơn vị, tổ chức cá nhân tham gia Hội chợ kịp thời có thông tin về hàng hoá, sản phẩm, số lượng người và những nội dung cần thiết về Hội chợ. Tuy nhiên hệ thông truyền thanh này cũng cần có nội dung ngắn gọn, đủ thông tin, tránh trường hợp quá nhiều thông tin trùng lặp để tạo cho mọi người trong Hội chợ thực hiện tốt việc giao lưu trao đổi, giới thiệu sản phẩm ...

          Thứ ba: Làm việc với các doanh nghiệp, đơn vị (tổ chức, cá nhân) đăng ký tham gia Hội chợ, đây là yếu tố rất quan trọng để hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị thực hiện các yêu cầu các quy định của ban tổ chức. Đồng thời lắng nghe tâm tư, nguyện vọng, những đề xuất chính đáng để các đơn vị tham gia một cách tốt nhất. Trong hội chợ thường có những yếu tố đặc thù như với hộ chăn nuôi mang động vật sống sẽ liên quan đến việc vận chuyển vào nội đô, khâu vệ sinh, chăm sóc nuôi dưỡng động vật sống trong những ngày tại Hội chợ.

Bố trí phân công cán bộ trực tiếp làm việc với các đơn vị, tổ chức cá nhân tham gia Hội chợ ngay từ khi bắt đầu triển khai công việc về Hội chợ để tạo điều kiện thuận lợi cũng như cung cấp thông tin đầy đủ, giúp các đơn vị thực hiện tốt các nội dung về Hội chợ. Việc bố trí cán bộ trực tiếp làm việc với các đơn vị cũng sẽ tạo một mối và đáp ứng thông tin hai chiều giữa đơn vị và BTC Hội chợ.

          Thứ tư: Tổ chức Hội nghị, Hội thảo và tư vấn kỹ thuật tại Hội chợ như chương trình nhịp cầu nhà nông, các hội thảo chuyên đề về khoa học kỹ thuật. Việc tổ chức hoạt động này tại Hội chợ sẽ tạo điều kiện để người tham gia Hội chợ thực hành luôn những sản phẩm được trưng bày tại Hội chợ cũng như được trao đổi kinh nghiệm chia sẻ thông tin về những nội dung cần thiết trong Hội nghị Hội thảo.

Trên thực tế người dân rất quan tâm đến các lĩnh vực chuyên môn khi đến Hội chợ được cung cấp được đáp ứng sẽ để lại cho họ nhiều ấn tượng, hình ảnh sâu sắc về Hội chợ. Việc tổ chức Hội nghị, hội thảo tại Hội chợ cũng là dịp để người dân đến tham quan và được tư vấn tại chỗ về các lĩnh vực chuyên môn cũng như đời sống xã hội. Tại hội chợ chăn nuôi thú y thuỷ sản TP Hà Nội vừa qua có tới 06 buổi Hội thảo với gần 2000 người tham dự, qua đánh giá mọi người đều ghi nhận đánh giá cao về hoạt động này. Bên cạnh đó hoạt động tư vấn tại chỗ của cán bộ chuyên môn và chủ các gian hàng đã giúp cho người đến Hội chợ có thêm lượng thông tin cần thiết để áp dụng thực tiễn sản xuất.

          Thứ năm: Chủ động làm tốt công tác an ninh, trật tự, y tế, vệ sinh cũng như các điều kiện về điện nước (nhất là khu trưng bày động vật sống) để đảm bảo cho các đơn vị tham gia Hội chợ cũng như người dân yên tâm đến tham dự giao lưu, tham quan và mua bán sản phẩm tại Hội chợ.

          Thứ sáu: Bố trí sắp xếp các gian hàng thật khoa học, hợp lý đồng thời có một bộ phận cán bộ của ban tổ chức làm công tác hướng dẫn tư vấn ký thuật ngay tiền sảnh để tạo điều kiện giúp cho người dân đến tham quan, giao dịch và mua bán sản phẩm tại Hội chợ được thuận lợi dễ dàng.

 

                                                                                            Nguyễn Ngọc Sơn-PGĐ Trung tâm Phát triển chăn nuôi Hà Nội